Cómo mejorar la comunicación interna de una empresa

Todos pensamos que la comunicación es algo tan fácil y natural como expresarte y que te entiendan, como si todo se tratase de un simple viaje entre el emisor y el receptor, pero en realidad es algo mucho más complejo y simboliza un reto, sobre todo, cuando se trata de las comunicaciones internas de una empresa. Para ayudarnos a recapitular la mejor información sobre comunicación dentro de una empresa, hemos recibido la ayuda del portal de Páginas Amarillas Soluciones digitales.

La mayoría de las empresas españolas cuentan con una estrategia de comunicación interna, aunque en muchas de ellas se fija una comunicación muy básica entre empleados. Muchos estudios señalan que en casi todas las empresas existe un departamento de Comunicación Interna o un departamento de Recursos Humanos que se encarga de dicha actividad, pero a pesar de la importancia de su función, la asignación presupuestaria es baja.

Hay que pensar que la empresa es como nuestro cuerpo y el sistema de comunicación que se establezca es como nuestra salud. Si esta fluye eficientemente y por los canales correctos de comunicación, entonces se podrán desarrollar eficazmente todas las actividades y proyectos dentro de ella. De lo contrario, hay que detectar cuáles son esas barreras que están obstaculizando, ya que se correría el riesgo de sufrir malos entendidos, órdenes confusas, notificaciones inadecuadas de las prioridades y mensajes mal interpretados, lo que generaría un clima organizacional tenso y poco productivo.

Entonces, ¿qué deberíamos hacer para crear buenos canales de comunicación dentro de la empresa? Realmente no existe una fórmula ideal o exacta, ya que todo dependerá de la empresa, sus funciones y empleados, pero sí existen muchos puntos importantes a tomar en cuenta para lograr el éxito, entre ellos están:

1. Lo primordial es saber en qué estado de comunicación se encuentra la empresa para detectar los punto débiles y fuertes y, de esa forma, generar una estrategia eficaz.

2. Normalmente existen barreras de comunicación, entre las cuales se destacan: creer que el receptor entendió exactamente lo que le quisimos decir, que todos damos el mismo significado a las palabras, que todos tenemos la misma percepción de las situaciones, que solo nosotros tenemos la razón y nuestra manera de hacer las cosas es la única correcta. Detectar esto es de suma importancia, ya que, de no reconocerlo, no podríamos solventar el problema.

3. La creación de una cultura organizacional es fundamental. Con ella se podrán crear costumbres, creencias y valores, lo que generará que haya una empatía mayor entre la empresa y sus trabajadores, así como entre ellos.

4. Una buena comunicación interna nunca será posible sin un buen clima laboral. La empresa debe trabajar al máximo por obtenerlo, ya que establecer buenas relaciones entre los empleados es el primer paso a una comunicación más efectiva.

5. Sabemos que existen distintos niveles jerárquicos dentro de una compañía, no obstante, se debe tomar en cuenta las opiniones y sugerencias de todos los empleados, puesto que todo cuenta en la comunicación.

6. Se debe dejar en claro cuál es la misión y visión de la empresa, así como también cuáles son las metas establecidas a corto y largo plazo. Esto motivará a los empleados a cumplir sus tareas con mayor entusiasmo.

7. Es importante que la empresa brinde oportunidades de entrenamiento o capacitación al empleado una vez que se establezca formalmente cuál será la comunicación a utilizar. La comunicación es una habilidad que debemos ejercitar.

8. Fomentar el trabajo en equipo es clave para desarrollar una buena comunicación interna. Se pueden organizar actividades tanto dentro como fuera de la oficina para crear una mayor confianza y afectividad entre las personas.

9. Se deben fijar reuniones de staff en la que la directiva y los trabajadores puedan ponerse al día sobre lo que está pasando. Lo ideal sería realizarlas una vez a la semana.

10. Existen también algo llamado los "círculos de calidad", cuyo objetivo no solo es discutir el funcionamiento de la compañía, sino también proponer soluciones a los problemas existentes o los que están por surgir.

Una vez que sepamos cómo solucionar los problemas internos de comunicación, debemos conocer las herramientas de las que disponemos para utilizarlas efectivamente. Entre las más tradicionales están:

1. El newsletter o publicación institucional. Esta puede ser una revista, folleto o periódico interno —en papel o digital—, que contiene desde datos de la operatividad de la empresa, hasta testimonios de empleados, artículos de interés y fechas de cumpleaños.

2. Todos los trabajadores deberían disponer de un manual del empleado, donde se informe sobre la historia, valores, políticas, organigrama, normas y procedimientos específicos de la empresa.

3. La intranet es uno de los medios de comunicación internos más conocidos por ser económico, rápido y con disponibilidad de información inmediata al alcance de todos.

4. Asimismo están las conocidas carteleras, el buzón de sugerencias, el correo electrónico y las videoconferencias que permiten conectar a personas desde distintos puntos geográficos.

Hoy en día existen herramientas más modernas como Sowre, una red social corporativa que fomenta la comunicación en la compañía y en la que se pueden compartir conocimientos, experiencias y conversar de forma casual con nuestros compañeros para, de esa forma, potenciar el talento individual y el sentimiento de grupo.

Para finalizar, hay que añadir que los medios de comunicación internos que posee una empresa se deben ajustar a cada objetivo y empleado, pero más allá de las tecnologías que se dispongan hay factores de éxito a tomar en cuenta como la comunicación cara a cara, la coherencia entre los mensajes, generar un buen ambiente laboral en el que todos se sientan que valen por igual, inspirar a nuestros empleados para hacer las cosas mejores y, por supuesto, darle continuidad a todo lo establecido. Recuerda que no hacemos nada con fomentar una buena imagen externa, si internamente no nos ocupamos de solucionar y tomar en cuenta el valor que tiene el capital humano de una compañía.